Hướng Dẫn Thủ Tục Tiêu Hủy Hàng Hóa Hư Hỏng Theo Đúng Quy Định Pháp Luật

Tiêu hủy hàng hóa hư hỏng là gì? Tại sao lại cần phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật khi tiêu hủy hàng hóa hư hỏng? Quy trình, cách làm việc có phức tạp không? Hãy cùng Môi trường ENVISAFE cùng tìm hiểu thông qua bài viết về “Hướng Dẫn Thủ Tục Tiêu Hủy Hàng Hóa Hư Hỏng Theo Đúng Quy Định Pháp Luật” dưới đây.

1. Quy định về hàng hóa, vật phẩm bị hư hỏng

Căn cứ Điều 2 Thông tư số 173/2013/TT-BTC, những loại hàng hóa, vật phẩm được xem là dễ hư hỏng bao gồm:

Thực phẩm tươi sống có khả năng ôi thiu, khó bảo quản trong điều kiện thông thường.
Các loại hàng dễ cháy, nổ như xăng, dầu, khí hóa lỏng và những chất có đặc tính tương tự.
Thuốc chữa bệnh, thuốc thú y, thuốc bảo vệ thực vật có thời hạn sử dụng còn lại dưới 60 ngày tính đến hạn ghi trên bao bì hoặc nhãn hàng.
Thực phẩm đã qua chế biến cùng các loại hàng hóa khác có hạn sử dụng còn lại dưới 30 ngày theo thông tin trên bao bì, nhãn hàng.
Hàng hóa mang tính thời vụ, hàng điện tử cao cấp và các loại vật phẩm khác có nguy cơ hư hỏng, mất giá trị, hết hạn sử dụng hoặc không thể tiêu thụ được nếu không được xử lý kịp thời sau khi có quyết định tạm giữ hoặc tịch thu.

tiêu hủy hàng hóa

2. Quy định về hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn cần tiêu hủy

2.1. Thủ tục làm việc với cơ quan thuế

Theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 95/2016/TT-BTC hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp, hàng hóa bị hư hỏng do biến đổi sinh hóa tự nhiên, hết hạn sử dụng và không được bồi thường sẽ được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế.

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

Biên bản kiểm kê hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập.
Biên bản này phải nêu rõ: giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng, chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi (nếu có); kèm theo bảng kê xuất – nhập – tồn của hàng hóa bị hư hỏng.
Hồ sơ bồi thường thiệt hại do cơ quan bảo hiểm chấp thuận (nếu có).
Hồ sơ xác định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân có nghĩa vụ bồi thường (nếu có).
Toàn bộ hồ sơ trên được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra.

2.2. Thủ tục với Sở Y tế

Hiện nay, pháp luật chưa có hướng dẫn riêng về thủ tục tiêu hủy thuốc hết hạn. Do đó, có thể áp dụng tương tự quy định tại khoản 6 Điều 15 Thông tư 11/2018/TT-BYT, quy định về quy trình tiêu hủy thuốc hết hạn sử dụng như sau:

Người đứng đầu cơ sở có thuốc cần tiêu hủy ra quyết định thành lập Hội đồng hủy thuốc, gồm ít nhất 03 thành viên, trong đó phải có 01 người chịu trách nhiệm chuyên môn.
Việc hủy thuốc phải đảm bảo an toàn cho con người, vật nuôi và không gây ô nhiễm môi trường, tuân thủ các quy định về bảo vệ môi trường hiện hành.
Sau khi tiêu hủy, cơ sở phải báo cáo và gửi kèm biên bản hủy thuốc đến Sở Y tế theo Mẫu số 06, Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 11/2018/TT-BYT.

2.3. Thủ tục tiêu hủy hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn tồn kho

Đối với hàng hóa tồn kho đã hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Lập đề nghị tiêu hủy hàng hóa tồn kho, ghi rõ: tên hàng, số lượng, ngày nhập, ngày hết hạn.
Lập biên bản kiểm tra hàng tồn kho hết hạn sử dụng.
Ban hành quyết định cho phép tiêu hủy của người có thẩm quyền (lãnh đạo công ty).
Lập biên bản tiêu hủy hàng hóa, có chữ ký của những người chứng kiến và lãnh đạo công ty (nên có đại diện Chi cục Thuế chứng kiến).

Nếu việc tiêu hủy hàng hóa có thể ảnh hưởng đến môi trường, doanh nghiệp cần xin giấy phép hoặc xác nhận phương thức tiêu hủy từ cơ quan chức năng có thẩm quyền.

Kế toán và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Khi tiến hành tiêu hủy hàng hóa hết hạn hoặc hư hỏng, kế toán cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo Thông tư 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009.

Theo Điều 4 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

a) Xử lý hàng hóa bị hủy bỏ

Đối với vật tư, hàng hóa không còn giá trị sử dụng do hết hạn, hư hỏng, dịch bệnh, mất phẩm chất… doanh nghiệp phải:

Thành lập Hội đồng xử lý tài sản để thẩm định giá trị hàng hóa bị hủy.
Biên bản thẩm định cần ghi rõ: tên hàng, số lượng, giá trị, nguyên nhân hủy, giá trị thu hồi (nếu có), giá trị thiệt hại thực tế.
Tổn thất thực tế được xác định bằng: Giá trị ghi sổ kế toán – Giá trị thu hồi được (do thanh lý hoặc bồi thường).

b) Thẩm quyền xử lý

Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên (nếu có)\
Tổng Giám đốc/Giám đốc (nếu không có hội đồng)
Chủ doanh nghiệp tư nhân, căn cứ vào hồ sơ, biên bản thẩm định và các chứng cứ liên quan để quyết định việc tiêu hủy và xử lý trách nhiệm các bên liên quan.

c) Hạch toán kế toán: Sau khi có quyết định tiêu hủy, giá trị tổn thất thực tế (sau khi trừ phần dự phòng và giá trị thu hồi) được hạch toán vào giá vốn hàng bán của doanh nghiệp.

Đọc thêm: Dịch vụ Tiêu hủy hàng hóa

tiêu hủy hàng hóa

3. Doanh nghiệp có phải lưu hồ sơ khi tiêu hủy hàng hóa hay không?

Về nguyên tắc, việc tiêu hủy hàng hóa bị lỗi, hư hỏng được thực hiện theo quy trình do doanh nghiệp ban hành và tổ chức thực hiện. Tuy nhiên, để giá trị hàng hóa bị tiêu hủy được hạch toán vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp phải lập và lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng minh theo quy định pháp luật.

Cụ thể, căn cứ khoản 2.1, điểm b và điểm c Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, quy định như sau:

3.1. Hàng hóa được phép tính vào chi phí được trừ

Hàng hóa bị hư hỏng do biến đổi sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng và không được bồi thường được phép tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

3.2. Hồ sơ chứng minh hàng hóa bị hư hỏng

Để khoản chi phí này được công nhận, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ gồm:

Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập.
Biên bản kiểm kê phải thể hiện rõ:
- Giá trị hàng hóa bị hư hỏng;
- Nguyên nhân hư hỏng;
- Chủng loại, số lượng hàng hóa;
- Giá trị hàng hóa có thể thu hồi (nếu có);
- Kèm theo bảng kê xuất – nhập – tồn liên quan đến hàng hóa bị hư hỏng, có chữ ký của người đại diện hợp pháp và doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác.
Hồ sơ bồi thường thiệt hại do cơ quan bảo hiểm chấp thuận (nếu có).
Hồ sơ xác định trách nhiệm bồi thường của tổ chức, cá nhân gây thiệt hại (nếu có).

3.3. Trách nhiệm lưu trữ và xuất trình

Toàn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc tiêu hủy hàng hóa phải được lưu giữ tại doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có trách nhiệm xuất trình các hồ sơ này khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra hoặc thanh tra thuế.

4. Tiêu chí lựa chọn đơn vị uy tín để xử lý, tiêu hủy hàng hóa

Việc lựa chọn đơn vị tiêu hủy hàng hóa cần được thực hiện thận trọng, minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật, nhằm đảm bảo an toàn môi trường, tuân thủ quy định về kế toán – thuế, đồng thời tránh rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nên căn cứ các tiêu chí sau để lựa chọn đơn vị thực hiện:

4.1. Có đầy đủ giấy phép và năng lực pháp lý

Đơn vị phải có Giấy phép xử lý chất thải hoặc Giấy xác nhận đủ điều kiện hành nghề xử lý chất thải nguy hại (nếu hàng hóa thuộc nhóm chất thải nguy hại).
Có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh còn hiệu lực, trong đó có ngành nghề thu gom, xử lý, tiêu hủy hàng hóa, phế phẩm hoặc chất thải công nghiệp.
Có hồ sơ pháp lý, báo cáo môi trường, phương tiện và thiết bị tiêu hủy hợp chuẩn, được cơ quan chức năng phê duyệt.

4.2. Có cơ sở vật chất, công nghệ xử lý đạt chuẩn

Sở hữu nhà máy, khu xử lý hoặc lò đốt đạt quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) tương ứng với từng loại hàng hóa tiêu hủy.
Có quy trình tiêu hủy rõ ràng, an toàn và thân thiện với môi trường, tránh phát tán chất độc hại ra môi trường xung quanh.
Có phương án giám sát và ghi nhận kết quả tiêu hủy bằng hình ảnh, video hoặc biên bản xác nhận.

4.3. Có kinh nghiệm và uy tín trong lĩnh vực

Có kinh nghiệm thực hiện các hợp đồng tiêu hủy hàng hóa tương tự (đặc biệt trong lĩnh vực dược phẩm, hóa chất, thực phẩm, hàng tiêu dùng, hàng điện tử…).
Cung cấp được danh sách khách hàng hoặc đối tác đã từng hợp tác, thể hiện uy tín và năng lực thực tế.
Được đánh giá tích cực bởi các doanh nghiệp hoặc tổ chức từng sử dụng dịch vụ.

4.4. Có quy trình pháp lý và chứng từ rõ ràng

Cung cấp đầy đủ hồ sơ pháp lý liên quan đến hoạt động tiêu hủy, bao gồm:
- Hợp đồng tiêu hủy;
- Biên bản bàn giao hàng hóa tiêu hủy;
- Biên bản tiêu hủy thực tế có xác nhận của hai bên (và đại diện cơ quan chức năng nếu cần);
- Giấy chứng nhận tiêu hủy hoàn tất (Certificate of Disposal) do đơn vị tiêu hủy cấp;
- Hóa đơn dịch vụ tiêu hủy hợp lệ.
Quy trình hồ sơ này phải đảm bảo tính minh bạch và có thể đối chiếu khi cơ quan thuế hoặc môi trường kiểm tra.

4.5. Có cam kết bảo mật và chịu trách nhiệm pháp lý

Có cam kết bảo mật thông tin hàng hóa (đặc biệt đối với hàng hóa liên quan đến thương hiệu, sản phẩm độc quyền, dữ liệu kinh doanh).
Chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu xảy ra rò rỉ, thất thoát hoặc xử lý không đúng quy định pháp luật về môi trường.

MÔI TRƯỜNG ENVISAFE – tự hào là đối tác tin cậy hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực dịch vụ môi trường, mang đến giải pháp xử lý hồ sơ nhanh chóng, chi phí tối ưu cho doanh nghiệp. Với đội ngũ chuyên gia nhiều kinh nghiệm, tận tâm và am hiểu pháp lý, chúng tôi cam kết đồng hành cùng Quý Doanh nghiệp để đảm bảo hồ sơ được thực hiện đầy đủ, đúng quy định và đúng tiến độ!

Mọi thông tin chi tiết, LIÊN HỆ NGAY: HOTLINE – 0826.369.986 để TƯ VẤN MIỄN PHÍ và NHẬN NGAY ƯU ĐÃI.

————————————————————————————————————————————————-

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ KỸ THUẬT AN TOÀN MÔI TRƯỜNG ENVISAFE
☎Hotline: 0826.369.986
📧Email: envisafe.tech@gmail.com
📍KV Miền Bắc: Số 148, lô 8 Mở Rộng, phường Đằng Hải, quận Hải An, TP. Hải Phòng
📍KV Miền Nam: Đường 6, KDC Cityland Center Hills, Quận Gò Vấp, TP.HCM