Chứng Từ Chất Thải Nguy Hại 2026: Mẫu Số 04, 4 Liên Và Cách Lưu Đúng Luật

Chứng từ chất thải nguy hại là tờ giấy quyết định việc nhà máy của bạn được coi là tuân thủ hay vi phạm khi đoàn kiểm tra đến. Doanh nghiệp có thể đã ký hợp đồng với đơn vị đủ điều kiện, đã trả tiền, đã giao chất thải đi — nhưng nếu không xuất trình được bộ chứng từ hợp lệ thì trên hồ sơ, khối lượng chất thải đó vẫn chưa được xử lý.

Bài viết này tổng hợp toàn bộ quy định về chứng từ chất thải nguy hại đang áp dụng đến tháng 8/2026: mẫu nào, mấy liên, ai giữ liên nào, ba mốc thời gian bắt buộc, những lỗi khiến chứng từ mất giá trị pháp lý và mức phạt tương ứng. Nếu bạn đang xây dựng lại toàn bộ hồ sơ quản lý chất thải nguy hại cho nhà máy, hãy đọc kèm bài cách phân định và tra cứu mã chất thải nguy hại, vì mã ghi sai trên chứng từ cũng là một dạng khai báo không đúng.

Mục Lục

1. Chứng từ chất thải nguy hại là gì, ai phải lập

Chứng từ chất thải nguy hại (viết tắt là chứng từ CTNH) là biểu mẫu ghi nhận việc chuyển giao một lô chất thải nguy hại giữa ba chủ thể: chủ nguồn thải, đơn vị vận chuyển và cơ sở thực hiện dịch vụ xử lý. Chứng từ ghi rõ mã CTNH, tên chất thải, khối lượng, phương pháp xử lý dự kiến, thời điểm giao nhận và có xác nhận của các bên.

Nghĩa vụ lập chứng từ thuộc về chủ nguồn thải. Theo Điều 71 Nghị định 08/2022/NĐ-CP, chủ nguồn thải phải lập chứng từ CTNH mỗi lần chuyển giao chất thải nguy hại và lưu trữ chứng từ này trong hồ sơ quản lý chất thải của cơ sở. Không có ngoại lệ theo khối lượng: một nhà máy chỉ phát sinh vài chục kilôgam giẻ lau nhiễm dầu mỗi năm vẫn phải lập chứng từ khi giao chất thải đó cho đơn vị xử lý.

Cần phân biệt rõ ba loại giấy tờ mà doanh nghiệp thường nhầm lẫn:

Hợp đồng dịch vụ — chứng minh doanh nghiệp đã lựa chọn đơn vị có giấy phép môi trường phù hợp. Ký một lần, dùng cho nhiều lần chuyển giao.
Chứng từ CTNH — chứng minh từng lô chất thải cụ thể đã được giao cho ai, khối lượng bao nhiêu, xử lý bằng cách nào. Lập theo từng lần chuyển giao.
Biên bản bàn giao — áp dụng cho trường hợp đặc thù, ví dụ chất thải y tế xử lý theo mô hình cụm cơ sở y tế thì dùng biên bản bàn giao thay cho chứng từ.

Sổ đăng ký chủ nguồn thải chất thải nguy hại đã được bỏ từ ngày 10/01/2022, khi Nghị định 08/2022/NĐ-CP có hiệu lực và Nghị định 38/2015/NĐ-CP bị bãi bỏ. Từ đó đến nay, việc khai báo chất thải nguy hại được thực hiện thông qua hồ sơ đề nghị cấp giấy phép môi trường hoặc đăng ký môi trường, báo cáo công tác bảo vệ môi trường hằng năm và chứng từ CTNH. Nhiều doanh nghiệp vẫn tìm kiếm thủ tục cấp sổ chủ nguồn thải là do thông tin cũ còn tồn trên mạng.

2. Mẫu chứng từ hiện hành và cơ sở pháp lý

Mẫu chứng từ chất thải nguy hại đang áp dụng là Mẫu số 04, Phụ lục III, Thông tư 02/2022/TT-BTNMT hướng dẫn thi hành Luật Bảo vệ môi trường 2020. Việc lập, sử dụng và lưu chứng từ được quy định tại Điều 35 của thông tư này.

Cần chú ý: Thông tư 02/2022/TT-BTNMT chưa bị thay thế nhưng đã được sửa đổi ba lần, nên khi tải biểu mẫu bạn phải đối chiếu bản mới nhất:

Văn bản	Ngày ban hành	Nội dung liên quan đến chất thải
Thông tư 02/2022/TT-BTNMT	10/01/2022	Văn bản gốc: Điều 35–40 về quản lý chất thải nguy hại; Mẫu số 01 (danh mục mã CTNH), Mẫu số 04 (chứng từ CTNH) tại Phụ lục III; Mẫu số 05A Phụ lục VI (báo cáo công tác bảo vệ môi trường)
Thông tư 07/2025/TT-BTNMT	28/02/2025	Sửa Mẫu số 01 Phụ lục III (danh mục mã chất thải), sửa Điều 66 về thời hạn báo cáo, thay các mẫu tại Phụ lục IX liên quan trách nhiệm tái chế
Thông tư 07/2025/TT-BNNMT	16/6/2025	Sửa đổi, bổ sung Thông tư 02/2022/TT-BTNMT (văn bản đầu tiên mang ký hiệu Bộ Nông nghiệp và Môi trường)
Thông tư 09/2026/TT-BNNMT	29/01/2026	Bổ sung yêu cầu kỹ thuật về bể đóng kén lưu giữ chất thải, quy định về chất thải sau xử lý; sửa khoản 5 Điều 66 về cơ quan nhận báo cáo

Từ ngày 01/3/2025, Bộ Tài nguyên và Môi trường hợp nhất với Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thành Bộ Nông nghiệp và Môi trường theo Nghị quyết 176/2025/QH15. Vì vậy các thông tư ban hành từ mốc này mang ký hiệu TT-BNNMT thay cho TT-BTNMT, và ở địa phương là Sở Nông nghiệp và Môi trường. Hồ sơ môi trường soạn năm 2026 nên dùng đúng tên cơ quan mới.

2. Chứng từ gồm mấy liên, ai giữ liên nào

Chứng từ chất thải nguy hại theo Mẫu số 04 được lập thành 4 liên, để cả ba chủ thể trong chuỗi chuyển giao đều giữ được bằng chứng của phần việc mình đã làm. Nguyên tắc phân chia như sau:

Liên	Do ai giữ	Ý nghĩa
Liên 1	Đơn vị vận chuyển hoặc cơ sở xử lý tiếp nhận đầu tiên	Chứng minh đã tiếp nhận đúng lô chất thải theo khai báo của chủ nguồn thải
Liên 2	Cơ sở xử lý	Gắn với hồ sơ vận hành, chứng minh chất thải đã được xử lý bằng phương pháp đã đăng ký
Liên 3	Chủ nguồn thải, nhận ngay khi giao chất thải	Bằng chứng tại thời điểm giao – nhận, dùng để đối chiếu sổ theo dõi kho
Liên 4	Chủ nguồn thải, nhận lại sau khi hoàn thành xử lý	Liên quan trọng nhất: khép kín vòng trách nhiệm, chứng minh chất thải thực sự đã được xử lý chứ không chỉ được chở đi

Trên thực tế, doanh nghiệp thường chỉ giữ được liên nhận tại thời điểm giao chất thải và thiếu liên cuối. Bộ chứng từ như vậy chưa chứng minh được chất thải đã được xử lý, và đây chính là lỗ hổng mà cơ quan kiểm tra nhắm vào.

Số liên và cách phân chia được in ngay trên đầu Mẫu số 04. Trước khi in hàng loạt biểu mẫu cho cả năm, hãy tải bản Mẫu số 04 mới nhất từ nguồn chính thống và đối chiếu, vì đây là chi tiết đã thay đổi giữa các thời kỳ văn bản: Thông tư 36/2015/TT-BTNMT trước đây quy định 6 liên, còn Thông tư 02/2022/TT-BTNMT đã rút gọn.

Bốn bước lập, giao nhận, hoàn thiện và lưu chứng từ chất thải nguy hại cùng ba mốc thời gian bắt buộc.

3. Quy trình lập chứng từ theo 4 bước

3.1. Bước 1 — Kê khai trước khi chuyển giao

Chủ nguồn thải điền thông tin vào chứng từ: tên và địa chỉ ba bên, số giấy phép môi trường của đơn vị xử lý, mã CTNH, tên chất thải, trạng thái tồn tại, khối lượng và phương pháp xử lý dự kiến. Khối lượng phải là số cân thực tế, không phải số ước lượng theo hợp đồng. Cân chất thải tại nhà máy và lưu phiếu cân là cách đơn giản nhất để về sau đối chiếu.

3.2. Bước 2 — Xác nhận khi giao nhận

Khi xe đến lấy chất thải, đại diện chủ nguồn thải và đại diện đơn vị vận chuyển cùng kiểm tra thực tế rồi ký xác nhận. Đây là thời điểm dễ phát sinh sai lệch nhất: chất thải để lẫn nhiều loại vào một thùng, khối lượng khác với số đã kê khai, bao bì không dán nhãn. Nếu phát hiện lệch, phải sửa ngay trên chứng từ trước khi ký chứ không ký trước rồi sửa sau.

3.3. Bước 3 — Cơ sở xử lý hoàn thiện chứng từ

Sau khi tiếp nhận và xử lý, cơ sở xử lý ghi nhận kết quả và gửi lại các liên cuối cùng cho chủ nguồn thải. Đây là mắt khâu doanh nghiệp thường bị mất kiểm soát, vì việc gửi lại phụ thuộc vào nhà thầu. Nên đưa thời hạn trả chứng từ vào điều khoản hợp đồng và gắn với đợt thanh toán cuối.

3.4. Bước 4 — Lưu và đối chiếu

Chứng từ được lưu cùng hồ sơ môi trường của cơ sở. Cuối năm, tổng khối lượng trên toàn bộ chứng từ phải khớp với số liệu chất thải nguy hại khai trong báo cáo công tác bảo vệ môi trường. Chênh lệch giữa hai con số này là dấu hiệu đầu tiên mà cán bộ kiểm tra tìm.

4. Ba mốc thời gian bắt buộc

Mốc	Việc phải làm	Căn cứ
Mỗi lần chuyển giao chất thải	Lập chứng từ CTNH theo Mẫu số 04 Phụ lục III	Điều 35 Thông tư 02/2022/TT-BTNMT
Tối đa 01 năm kể từ khi phát sinh	Phải chuyển giao chất thải nguy hại đi xử lý; quá hạn mà chưa có phương án khả thi thì phải báo cáo cơ quan quản lý môi trường trong báo cáo hằng năm	Điều 71 Nghị định 08/2022/NĐ-CP
Quá 06 tháng chưa nhận được hai liên cuối của chứng từ	Phải báo cáo cơ quan quản lý môi trường để kiểm tra, xử lý (không được im lặng chờ tiếp)	Điều 71 Nghị định 08/2022/NĐ-CP
Trước ngày 15/01 hằng năm (chủ đầu tư hạ tầng khu sản xuất tập trung, cụm công nghiệp là trước 20/01)	Tổng hợp số liệu chất thải nguy hại vào báo cáo công tác bảo vệ môi trường, gửi cơ quan cấp phép, Sở Nông nghiệp và Môi trường và UBND cấp xã	Điều 66 Thông tư 02/2022/TT-BTNMT (đã được sửa đổi)

Mốc 06 tháng thường bị bỏ qua. Trên thực tế, khi nhà thầu chậm trả chứng từ, doanh nghiệp chỉ gọi điện nhắc rồi để đó. Đúng quy định, quá 06 tháng mà không nhận được hai liên cuối và không có lý do hợp lý thì chủ nguồn thải phải chủ động báo cáo cơ quan quản lý. Một văn bản báo cáo gửi đi đúng lúc là bằng chứng cho thấy doanh nghiệp đã làm hết trách nhiệm.

5. Chín lỗi thường gặp khiến chứng từ mất giá trị

Ghi sai mã CTNH. Ghi mã của loại chất thải khác, hoặc ghi mã cấp 4 chữ số thay vì đủ 6 chữ số. Xem hướng dẫn tại bài mã chất thải nguy hại.
Khối lượng làm tròn hoặc theo hợp đồng. Ghi đều đặn 500 kg mỗi tháng trong khi thực tế biến động là dấu hiệu số liệu không có thật.
Không kiểm tra giấy phép môi trường của bên nhận. Giấy phép hết hiệu lực, hoặc không có mã CTNH mà bạn đang giao, thì chứng từ không cứu được doanh nghiệp.
Thiếu liên cuối cùng. Chứng từ chỉ có phần giao, không có phần xác nhận đã xử lý xong.
Ký khống trước khi cân. Ký sẵn cả tập chứng từ để xe đến là đi ngay.
Không khớp với báo cáo năm. Tổng chứng từ 12 tấn nhưng báo cáo ghi 9 tấn.
Không khớp với sổ theo dõi kho. Nhập – xuất kho chất thải không có sổ, hoặc sổ ghi khác chứng từ.
Lưu rời rạc, mất bản gốc. Chứng từ nằm rải rác ở kế toán, bảo trì, HSE, không ai giữ bộ đầy đủ.
Không lưu hồ sơ đủ lâu. Kiểm tra thường truy hồi số liệu nhiều năm; hủy chứng từ sau một năm là tự tạo lỗ hổng.

6. Mức xử phạt khi thiếu hoặc sai chứng từ

Các hành vi liên quan đến chứng từ chất thải nguy hại được xử phạt theo Điều 29 Nghị định 45/2022/NĐ-CP. Lưu ý nguyên tắc tại khoản 2 Điều 6 của nghị định này: mức tiền ghi trong nghị định là mức áp dụng cho cá nhân, tổ chức có cùng hành vi bị phạt gấp 02 lần.

Hành vi	Điều khoản	Cá nhân	Tổ chức
Không lưu trữ, quản lý chứng từ CTNH; không cung cấp đủ chứng từ cho cơ quan có thẩm quyền; không có biên bản bàn giao với chất thải y tế xử lý theo mô hình cụm	Điều 29 khoản 2 điểm a	10 – 20 triệu đồng	20 – 40 triệu đồng
Không thông báo bằng văn bản khi quá 06 tháng chưa nhận được hai liên cuối của chứng từ	Điều 29 khoản 2 điểm b	10 – 20 triệu đồng	20 – 40 triệu đồng
Không phân định, phân loại, xác định đúng khối lượng chất thải nguy hại; khai báo không đúng	Điều 29 khoản 3 điểm d	40 – 50 triệu đồng	80 – 100 triệu đồng
Không ký hợp đồng với đơn vị có giấy phép môi trường phù hợp trước khi chuyển giao	Điều 29 khoản 3 điểm a	40 – 50 triệu đồng	80 – 100 triệu đồng
Chuyển giao, cho, bán chất thải nguy hại cho tổ chức, cá nhân không có chức năng xử lý	Điều 29 khoản 5	10 – 250 triệu đồng theo khối lượng	20 – 500 triệu đồng

Bảng tra đầy đủ theo từng bậc khối lượng, kèm các biện pháp bổ sung như đình chỉ hoạt động và tịch thu phương tiện, có trong bài mức xử phạt vi phạm về chất thải 2026.

7. Chứng từ điện tử: hiện trạng đến tháng 8/2026

Nhiều doanh nghiệp hỏi có phải kê khai chứng từ chất thải nguy hại trực tuyến hay không. Cần phân biệt hai việc:

Trong giai đoạn Thông tư 36/2015/TT-BTNMT còn hiệu lực, cơ quan quản lý từng triển khai kê khai chứng từ CTNH trực tuyến theo hướng dẫn tại các công văn năm 2017. Khung pháp lý đó đã được thay thế bởi Thông tư 02/2022/TT-BTNMT.
Điều 35 và Mẫu số 04 Phụ lục III Thông tư 02/2022/TT-BTNMT hiện quy định chứng từ theo biểu mẫu nhiều liên có ký xác nhận của các bên. Trong các nguồn công bố công khai mà chúng tôi tra cứu được đến tháng 8/2026, không tìm thấy quy định buộc kê khai chứng từ CTNH trên một hệ thống thông tin điện tử cụ thể, cũng không tìm thấy lộ trình áp dụng.

Đây là điểm doanh nghiệp nên hỏi trực tiếp Sở Nông nghiệp và Môi trường nơi cơ sở hoạt động, vì một số địa phương có hướng dẫn hành chính riêng về hình thức nộp và chia sẻ dữ liệu không nằm trong văn bản quy phạm pháp luật. Về báo cáo công tác bảo vệ môi trường thì văn bản đã cho phép gửi qua hệ thống thông tin, dữ liệu môi trường hoặc bản điện tử có ký số.

8. Câu hỏi thường gặp về chứng từ chất thải nguy hại

Doanh nghiệp phát sinh rất ít chất thải nguy hại có phải lập chứng từ không?

Chứng từ chất thải nguy hại phải lưu bao nhiêu năm?

Nhà thầu xử lý không trả lại liên cuối của chứng từ thì làm gì?

Ghi sai mã chất thải nguy hại trên chứng từ có bị phạt không?

Có cần chứng từ khi tự vận chuyển chất thải nguy hại của chính nhà máy?

Chất thải rắn công nghiệp thông thường có cần chứng từ CTNH không?

9. Cần soát lại toàn bộ chứng từ và hồ sơ chất thải của nhà máy?

Envisafe kiểm tra chéo chứng từ, sổ theo dõi kho và số liệu báo cáo công tác bảo vệ môi trường, chỉ ra điểm lệch trước khi đoàn kiểm tra phát hiện, đồng thời nhận thu gom và xử lý chất thải nguy hại theo đúng mã trong giấy phép.

Gọi 0826 369 986 Yêu cầu báo giá

Căn cứ pháp lý và nguồn tham khảo

Dịch vụ liên quan: Xử lý chất thải nguy hại · Xử lý chất thải công nghiệp · Tiêu hủy hàng hóa · Thu mua phế liệu · Tư vấn môi trường

MÔI TRƯỜNG ENVISAFE – tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ UY TÍN HÀNG ĐẦU VIỆT NAM, đáp ứng tiêu chí xử lý hồ sơ NHANH – TỐI ƯU CHI PHÍ tốt nhất cho doanh nghiệp. Chúng tôi với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiều năm kinh nghiệm và tận tâm, cam kết xử lý hồ sơ đúng và đầy đủ theo yêu cầu của Quý Doanh Nghiệp !

Mọi thông tin chi tiết, LIÊN HỆ NGAY: HOTLINE – 0826.369.986 để TƯ VẤN MIỄN PHÍ và NHẬN NGAY ƯU ĐÃI.

————————————————————————————————————————————————-

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ KỸ THUẬT AN TOÀN MÔI TRƯỜNG ENVISAFE
☎Hotline: 0826.369.986
📧Email: envisafe.tech@gmail.com
📍KV Miền Bắc: Số 148, lô 8 Mở Rộng, phường Đằng Hải, quận Hải An, TP. Hải Phòng
📍KV Miền Nam: Đường 6, KDC Cityland Center Hills, Quận Gò Vấp, TP.HCM

Xử Lý Chất Thải Nguy Hại